dots

يلقى تخطيط المبيعات والعمليات اهتمامًا ملحوظًا لدى المنظمات الساعية نحو تنفيذ عمليات إدارية تكتيكية وذات أثٍر قوي من أجل توظيفيها لتحقيق النجاح خلال الاستكشاف والتنقل في بيئة عمل ذات وقٍع سريع التغير.

إن عملية تخطيط المبيعات والعمليات (واختصارها S&OP)، هي عملية إدارة أعمال متكاملة تُعنى بمواءمة كافة جوانب المؤسسة مع أهدافها الرئيسية في السوق ومزامنتها والسماح للمؤسسة بالتفاعل الرشيق داخل السوق، كما يستطيع الفريق التنفيذي/القيادي تحقيق التركيز المستمر والمواءمة بين كافة وظائف المؤسسة؛ مما يرفع من المرونة والاستجابة لديها.

  • تُمكن عملية تخطيط المبيعات والعمليات المؤسسات من الاتفاق على المبيعات أو الأهداف الشهرية السنوية والتخطيط لها، بالإضافة إلى إنشاء قنوات العمليات والتوزيع لتلبية تلك الأهداف.
  • تعمل عملية تخطيط المبيعات والعمليات على الجمع بين أفرقة المبيعات والتسويق والعمليات والتمويل معا للاتفاق على خطة نهائية تحكم جميع جوانب العمليات.
  • تدمج عملية تخطيط المبيعات والعمليات كافة الجوانب الرئيسية لحلول إدارة الَلين من أجل تحقيق التكامل الكامل من الأعلى إلى الأسفل مرورًا بكل مستوًى من مستويات المؤسسة.

إن نظرية تخطيط المبيعات والعمليات السليمة معروفة جيدًا ولكن غالبًا ما يجري تطبيقها دون فاعلية، حيث تقوم العديد من الشركات بدمج بعض عناصر العملية ولكن دون دمجها بالكامل من أجل تحسين أداء المؤسسة ككل. على الصعيد الآخر، عندما تُمارَس إدارة اللين في تخطيط المبيعات والعمليات على نحٍو سليم، فهي تجمع بين مبدأ إدارة اللين للحد من الإهدار وعملية التخطيط المبيعات والعمليات حول اتخاذ القرار ذو الوظائف الُمتعددة من اجل مساعدة الشركات في الانتقال عبر التقلبات في دورة الأعمال. كما يستطيع الفريق التنفيذي / القيادي تنفيذ التحسينات من خلال عملية إدارة الأعمال المتكاملة هذه بما سيؤدي إلى المواءمة والتحسين المستدامين.

وفقا للمسح الوارد في تقرير رئيس سلسلة التوريد، وُجد أن أكثر من 80% من المستجيبين ضمن المستهلكين للسلع المُعبأة والتكنولوجيا والصناعات الكيميائية، وأكثر من 70 % من المستجيبين في مجالات الصناعة والرعاية الصحية والأدوية والتوزيع وتجارة التجزئة، إما قلقون للغاية أو قلقون إلى حد ما حول الاستجابة للتقلب في الطلب. وهنا يأتي دور عملية تخطيط المبيعات والعمليات؛ حيث يستطيعون من خلالها تحسين قدرتهم على الاستجابة لتقلبات الطلب، مما سيؤدي في النهاية إلى زيادة حصة السوق والربحية في الأسواق التنافسية.

يقول جيمس رايان، المدير لدى المبادئ الأربعة، “عندما تفتقر المؤسسات لتخطيط مبيعات وعمليات فعَال، ستكون النتيجة جلية في العمليات الفوضوية والرشاقة المنخفضة عند التعامل مع متطلبات السوق المتغيرة”. ويضيف “نرى الشركات التي تفتقر لتخطيط المبيعات والعمليات عاجزًة عن مواجهة تحديات بيئة الأعمال السريعة جدًا اليوم.”

يعمل نظام تخطيط المبيعات والعمليات الفعال على خلق استجابة مدفوعة بالطلب عبر سلسلة التوريد واستدامتها، مع مراعاة الموارد الداخلية والخارجية وقدرات الشركاء التجاريين والصناعيين. وتزداد أهمية تخطيط المبيعات والعمليات عند الأخذ بالاعتبار حقيقة توسع سلاسل التوريد الحديثة باستمرار، والاستعانة بمصادر خارجية وانضمام العديد من الشركاء. إضافًة إلى ذلك، يؤدي التكامل المُحكم جيدًا بين سلسلة التوريد والمبيعات والتسويق وتطوير المنتجات إلى إطلاق منتج على مستوًى أكثر نجاحًا.

لقد تحسنت القدرات الوظيفية والميكانيكية لعملية تخطيط المبيعات والعمليات على نحٍو كبير في السنوات الأخيرة، وبفضل التقنيات والخوارزميات المتقدمة اليوم، تمكن المُخططون من الوصول إلى المزيد من نقاط البيانات أكثر من أي وقٍت مضى؛ وهذا بدوره يشير إلى ارتفاع مستوى تفاصيل التوقعات وتكرارها التوقعات، ومع ذلك، في حال عدم اكتمال تنفيذ تخطيط المبيعات والعمليات فليس بالضرورة أن تصبح أكثر دقة.

من خلال تخطيط المبيعات والعمليات، سوف تجمع الأفرقة متعددة الوظائف بين المعرفة والخبرة لزيادة الفرص وتخفيف المخاطر؛ وهذا بدوره سوف يساعد المؤسسة على الابتعاد عن الاستجابة كرد فعٍل على التوقعات واستبدالها باستجابٍة أكثر دقة وإبداعًا في تحليل البيانات واستخلاص الاستنتاجات حول المخاطر والفرص المستقبلية، وهو نهج يُعرف بـ (Outside-in mindset) التفكير الخارجي-الداخلي؛ فوفقًا لتقرير حديث صادر عن شركة (Gartner)، ومع نضج تخطيط سلسلة التوريد، سوف يُصبح هذا النهج عنصرًا رئيسيًا في نجاح المؤسسة. في الحقيقة، دقة التنبؤ هي المقياس الأساسي لمدى فعالية عملية تخطيط المبيعات والعمليات.

ومع ذلك، يتطلب تنفيذ إدارة اللين في عملية تخطيط المبيعات والعمليات الناجحة معرفًة بأفضل الممارسات ووجود خبرة في عمليات البدء والإطلاق ويمكن تنفيذه على أفضل وجه بوجود التوجيه المهني. أظهر تقرير حديث صادر عن الجمعية الأمريكية لمراقبة الإنتاج والمخزون (APICS) مسحًا لما يقرب من 15000 متخصص في سلسلة الإمداد وإدارة العمليات ووجدوا أن اثنين من كل ثلاثة مشاركين أشاروا إلى استخدام تخطيط المبيعات والعمليات في مؤسساتهم الحالية. ومع ذلك، أفاد 46 % فقط بأنهم حققوا نجاحًا كبيرًا وأشار 36 % إلى توقفهم أو تقدمهم البطيء.

لقد أشار جميع المستجيبون الذين يستخدمون تخطيط المبيعات والعمليات إلى ملاحظتهم لوجود بعض الفوائد من العملية ويدركون وجود الامكانية لتحقيق فوائد أبعد من ذلك، وهم حاليًا يقيمون طرقًا لرفع قيمة هذه الجهود. تساعد المبادئ الأربعة المؤسسات في بناء ممارسات تخطيط مبيعات وعمليات فعالة وفقًا لمبادئ إدارة اللين لتجنب الوقوع في تلك المآزق. وفقًا لتقرير APICS، يعتبر النصف الأول من عملية تخطيط المبيعات والعمليات فترًة حرجًة، ومن المرجح أن تنجح المؤسسات التي تظهر التزامًا قياديًا خلال “الأشهر الستة الذهبية”.

المؤسسات التي تستخدم إدارة اللين في تخطيط المبيعات والعمليات من أجل السيطرة على السوق

تتضمن نتائج التنفيذ الناجح لعملية تخطيط المبيعات والعمليات، هوامش ربٍح إجماليٍة مرتفعة، وزيادة رأس المال العامل وارتفاع الأرباح ونمو الحصة في السوق؛ فمن خلال تلبية توقعات الإيرادات بشكل أكثر ربحية، تتمكن الشركات من منع الاهتمام السلبي من قبل المساهمين ووسائل الإعلام. يُتيح تخطيط المبيعات والعمليات الفعال الفرصة لوجود عملية رشيقة على أرض الواقع، مما يسمح لها بالاستفادة السريعة من الفرص الجديدة وإجراء التصحيحات عند الحاجة.

ووفقًا لهانس فان أليبيك، نائب الرئيس التنفيذي للعمليات والتكنولوجيا العالمية في نايك، “من المتوقع أن تكون الشركات التي تستثمر قبل المنحنى (التحول) في البنية التحتية والقدرات والتقنيات المناسبة في وضٍع يُمكنها من الفوز في 2020 وما يليها”. ومن الجدير بالذكر، أن تخطيط المبيعات والعمليات لدى نايك قد مكن الشركة من تطوير سلسلة توريد عالمية معقدة تركز على نقاط النمو والرشاقة والاستدامة التي أصبحت “جزءًا من الحمض النووي (التركيب الأساسي) للشركة”، كما يخبرنا أليبيك. ويضيف أليبيك أن تخطيط المبيعات والعمليات والمبيعات القائمة على الطلب (DDS) قد مكنت الشركة من “تقديم المنتج المناسب في المكان المناسب وفي الوقت المناسب، بالإضافة إلى تمكين التجربة المناسبة”.

تتجلى أيضًا فائدة إضافية في وجود تقدير أفضل لاحتياجات الموظفين والتوظيف مما يؤدي إلى إدارة المواهب على نحٍو أفضل. كذلك يمكن دمج سيناريوهات أقوى وقدرات القولبة الاحتمالية لزيادة المرونة وتحسين عملية صنع القرار.

في شركة الأدوية العملاقة Eli Lilly ، عززت عملية تخطيط المبيعات والعمليات بشكل كبير خط أنابيب تطوير منتجات الشركة، مما ساعد الشركة على إطلاق 10 منتجات جديدة في ثلاث سنوات، وهو ما يعادل خمسة أضعاف متوسط ​​الصناعة. ويرجع الفضل إلى عمليات تخطيط المبيعات والعمليات في محافظة Eli Lilly على معدل الرضا عن خدمة العملاء بما يقارب 98 % مع تخفيض المخزون بمقدار 500 مليون دولار على الرغم من وجود مجموعٍة سريعة النمو من الأدوية الجديدة والمنتجات الأخرى في السوق. استخدمت الشركة تخطيط المبيعات والعمليات كأداة تخطيط استراتيجي عند اتخاذ القرارات حول ما يجب فعله عند انتهاء صلاحية براءات اختراع المنتج، بما في ذلك إمكانية توريدها لموردي الطرف الثالث.

يُعتبر تخطيط المبيعات والعمليات عنصرًا رئيسيًا لأي مؤسسة تتطلع إلى تبسيط وتعزيز الطريق إلى السوق (RTM)، ودعم خط قنوات السلع من المورد إلى المستهلك وما يقابله من تدفق المدفوعات من المستهلك إلى المورد. ومن أجل التعامل مع تعقيدات سوق اليوم، من الضروري امتلاك طريق إلى السوق ذي قنوات متعددة ويعمل على تحديد العميل المثالي ثم يقدم المنتجات المناسبة لذلك العميل ويوزعها في الوقت المناسب عبر أفضل نقطة بيع. تحديدًا، تعمل إدارة اللين في تخطيط المبيعات والعمليات على تخفيض احتمال انقطاع المخزون أو، على العكس، التورط بامتلاك مخزوٍن قديم أو متهالك، مع تحسين معدلات التعبئة ومقاييس خدمة العملاء.

تتجسد إحدى قصص النجاح هذه في شركة Coca-Cola Midi (CCM)، وهي قسم تصنيع إقليمي لشركة كوكاكولا المُنتجة لمركزات المشروبات الغازية وقواعد مشروبات العصير للأسواق في أوروبا وآسيا وأفريقيا، حيث تدير 79000 طن من المنتجات تمثل مبيعات بمئات ملايين الدولارات. يعتبر قادة CCM أن تخطيط المبيعات والعمليات ضروريًا للتخطيط والتصنيع والتنسيق لسلسلة التوريد المعقدة والشاملة، مما يساعد على تبسيط تدفق المنتج من العديد من الموردين وشركاء التصنيع إلى العديد من مواقع التعليب والتعبئة التي تستخدم منتجهم. كما يُسهل تخطيط المبيعات والعمليات من الاتصالات عبر الشركة وبين الموردين والشركاء والعملاء مما يؤدي إلى وجود تحسينات مستمرة لخدمة العملاء وإدارة المخزون وتقليل المنتجات القديمة وخفض تكاليف الشحن.

يشير تقرير حديث لـ Gartner إلى ضرورة قيام الشركات بإجراء تقييٍم لأفضل نوع من انواع بيئات التخطيط للاحتياجات التشغيلية والمزيج المثالي من قدرات التخطيط اللازمة لدعم تلك البيئة نتيجًة لتطور بيئات سلسلة التوريد.

تساعد المبادئ الأربعة المؤسسات على تقييم نوع ومستوى التخطيط وصنع القرار المرجو دعمه الآن وفي المستقبل. قد تتمتع بعض الشركات بتركيٍز أعلى على تخطيط الاستجابة على المدى القصير بينما تهتم شركات أخرى بالتخطيط التكويني على المدى الطويل.

لا توفر تقنيات التنبؤ/التوقع التقليدية تفاصيل ورؤى ثاقبة كافية للسماح بالتحسين الكامل على جميع المستويات. كما تعتبر طرق التنبؤ التقليدية تفاعلية للغاية ومتخلفة عن أسواق اليوم التي تفرض على الشركات مواكبة التغيرات السريعة في سلسلة التوريد وطلب العملاء. لن تستطيع الشركات زيادة حصتها السوقية وإيراداتها إلا من خلال مجموع تفاصيل التوقعات والتحسينات التي توفرها عملية تخطيط المبيعات والعمليات.

تعمل المبادئ الأربعة مع العملاء من أجل تطوير عملية إدارة أعمال متكاملة لدمج الإدارة اللينة لتخطيط المبيعات والعمليات في جميع جوانب المؤسسة. ولا يُعتبر تخطيط المبيعات والعمليات حلًا ذو بُعٍد واحد يناسب الجميع؛ حيث من الضروري أن تحدد كل شركة احتياجات تخطيط المبيعات والعمليات الخاصة بها وتحدد الاجتماعات ومنتديات النقاش والفترات الفاصلة التي ستنعقد من أجل تطوير تلك الخطة ومتابعتها.

يقول أحمد فهمي، مدير أعلى في المبادئ الأربعة، “لقد وجدنا أن تخطيط المبيعات والعمليات مطلوبًا في كل مؤسسة نعمل معها تقريبًا”. وأضاف “تدرك الشركات متعددة الجنسيات الأكثر نضجًا وخبرًة مدى أهمية تخطيط المبيعات والعمليات في المساعدة على التنبؤ والتخطيط والمواءمة، والآن أصبحت الشركات الصغيرة أيضًا تكتشف أهمية تخطيط المبيعات والعمليات. يتزايد الطلب في جميع أنحاء المنطقة على تقديم الاستشارات والتدريب على القيادة في مجال الإدارة اللينة لتخطيط المبيعات والعمليات “.

ومع تطور بيئات سلسلة التوريد، يجب على الشركات تقييم أفضل نوع من بيئات التخطيط للاحتياجات التشغيلية والمزيج المثالي من قدرات التخطيط اللازمة لدعم تلك البيئة. على سبيل المثال، قد تحتاج إحدى الشركات إلى المزيد من الأدوات التأسيسية لدعم رؤية التخطيط ومواءمة القرار، بينما قد تحتاج شركة أخرى إلى قدرات تمايز أكثر تعقيدًا لتوفير تحليلات ذات جودة عالية.

يقول إرنست نادك، مدير المختبر لدى المبادئ الأربعة: “نتميز في المبادئ الأربعة بامتلاك القدرة على مساعدة المؤسسات في تحديد أنواع التكنولوجيا المطلوبة الآن ومُستقبلًا”.

تعتبر المتابعة الشاملة والمستمرة جانبًا مهمًا من تخطيط المبيعات والعمليات، حيث يجب أن يتغير التخطيط التنظيمي بما يستجيب لعوامل مختلفة مثل نمو المؤسسة وحجم السوق واحتياجات العملاء. لقد صممت المبادئ الأربعة مجموعة أدوات إدارة اللين لتخطيط المبيعات والعمليات الخاصة بحيث تمتلك القدرة على النمو والتغيير بما يتفق مع بيئة الأعمال. يقول نادك ” تدخل إدارة اللين لتخطيط المبيعات والعمليات في صميم العمليات لأنها محطُ لقاء كافة المجالات الوظيفية المختلفة وبها يحقق أعضاء الفريق الإجماع”. وأخيرًا يضيف “عندما تفعل ذلك على نحٍو سليم، سوف تُحسن عمليات الشركة بشكٍل كامل.”

لمعرفة المزيد، اتصل بنا.